Med et firmagavekort vælger medarbejderen selv sin gave, men valgfriheden afhænger af kortets vilkår. Nogle kort fungerer som betaling, mens andre giver adgang til et afgrænset gaveudvalg. Forskellen påvirker både brugen og beskatningen. Begynd derfor med at undersøge, hvad modtageren faktisk kan bruge kortet til.
Firmagavekort med et udvalg, der passer til hverdagen
Et stort gaveudvalg er ikke nødvendigvis et brugbart gaveudvalg. Medarbejderen har måske allerede køkkenskabene fyldt, og en gave til boligen kræver mere plads, end der er på hylden. Firmagavekort
, der giver adgang til et afgrænset udvalg, kan dække forskellige behov, hvis gaverne varierer i funktion og størrelse. Se på de konkrete valgmuligheder frem for kun antallet.
Udvalget ændrer sig, mens medarbejderne overvejer deres valg. En vare, der var tilgængelig ved udleveringen, kan være udsolgt, når en medarbejder vil bestille den. Det gælder især, hvis du deler gavekortene ud over en længere periode. Bed udstederen forklare, hvad modtageren får tilbudt, hvis den valgte gave ikke længere kan leveres.
Budgettet omfatter mere end selve gaven
Prisen på et firmagavekort viser ikke altid den samlede udgift. Fysisk fremstilling koster ekstra, og levering af den valgte gave er enten inkluderet eller opkrævet særskilt. For medarbejderen er der forskel på at modtage en gave uden omkostninger og først at møde en fragtbetaling ved afslutningen af bestillingen.
Bed om en samlet pris, der tydeligt viser, hvad du betaler for, og om medarbejderen kan vælge en gave uden egenbetaling. Nogle valgmuligheder kræver et tillæg. Leveringsformen påvirker også forløbet: Ved fælles levering på arbejdspladsen skal du selv stå for udleveringen, mens pakker til medarbejdernes hjem kræver korrekte adresser. Bestiller du til flere adresser, bør du kende betingelserne for den løsning.
Er firmagavekort skattepligtige?
Beskatningen afhænger af kortets anvendelse, ikke af navnet på ordningen. Ifølge Skattestyrelsen er gavekort, der kan ombyttes til kontanter eller bruges bredt, skattepligtige. Et gavekort til få udvalgte gaver hos en onlineudbyder kan derimod være skattefrit, når beløbsgrænsen for personalegoder overholdes. Et begrænset udvalg skal derfor vurderes sammen med ordningens øvrige vilkår og årets personalegoder.
Få en præcis beskrivelse af indløsningsmulighederne, før du bestiller, og lad lønfunktionen vurdere ordningen sammen med årets øvrige personalegoder. Du skal indberette skattepligtige gavekort som A-indkomst. Får medarbejderne forskellige typer gaver, kan den skattemæssige behandling være forskellig. Beskrivelsen af ordningen og købsbilaget dokumenterer grundlaget for virksomhedens håndtering.
Fra gavekode til en pakke på adressen
En digital kode kræver ingen fysisk overrækkelse, men den skal stadig nå frem til den rette modtager. Medarbejderen kan overse en besked på arbejdsmailen under fravær eller miste adgangen til mailen ved en fratrædelse. Vælg en udleveringsform, hvor medarbejderen kan gemme koden og finde vejledningen igen. Månedens medarbejder kan du overrække gavekoden personligt, selv om gavevalget foregår digitalt. Koden har værdi og bør ikke ligge frit tilgængelig i et fælles dokument.
Beskeden med koden skal forklare, hvor medarbejderen vælger sin gave, og hvem der hjælper ved problemer med indløsningen. Bestillingsfristen og den forventede levering er forskellige tidspunkter og skal stå hver for sig. Ved hjemlevering skal medarbejderen vide, hvordan adressen rettes, inden pakken afsendes. En forkert opgang eller en gammel adresse kan forsinke leveringen.
Hvor længe er et firmagavekort gyldigt?
Et gavekort forældes som udgangspunkt tre år efter udstedelsen, men der kan være aftalt en anden gyldighed, og en kortere frist må ikke være urimelig kort. Perioden begynder derfor ikke altid den dag, medarbejderen modtager kortet. Skriv udløbsdatoen tydeligt i beskeden med gavekortet, og afklar, om fristen gælder selve gavevalget eller en anden handling ved indløsningen.
Udleverer du kortene forskudt, har medarbejderne forskellig tid til at vælge deres gave. En påmindelse kan nå dem, der endnu ikke har valgt. Send den direkte til de relevante medarbejdere, uden at deres koder bliver delt med resten af gruppen eller lagt i en fælles mail.
Kan et elektronisk firmagavekort udbetales til penge?
Elektroniske gavekort kan som udgangspunkt indløses til penge i gyldighedsperioden og op til et år efter udløbet. En digital kode til valg i en bestemt gaveordning er dog ikke automatisk et elektronisk gavekort omfattet af disse regler, blot fordi medarbejderen modtager den i en mail. Kortets type afgør, hvilke regler der gælder for en udbetaling.
Ønsker en medarbejder pengene udbetalt, bør du bede udstederen forklare, hvilken type kort medarbejderen har, og hvordan anmodningen om udbetaling skal indsendes med dokumentation for kortet. Spørgsmålet om udbetaling er adskilt fra virksomhedens gavepolitik. Et ønske om, at medarbejderen vælger en fysisk gave, afgør ikke i sig selv modtagerens rettigheder efter reglerne om elektroniske gavekort.
